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プライバシーポリシー

2017年5月30日
オリックス不動産投資法人

オリックス不動産投資法人(以下「本投資法人」といいます。)は、投資信託及び投資法人に関する法律(以下「投信法」といいます。)に基づき本投資法人の資産の運用にかかる業務(以下「資産運用業務」といいます。)の委託を受けた資産運用会社であるオリックス・アセットマネジメント株式会社(以下「資産運用会社」といいます。)、本投資法人の投資主名簿への記載又は記録等にかかる一般事務受託者である三井住友信託銀行株式会社(以下「投資主名簿等管理人」といいます。)、本投資法人の投資口の振替機関である株式会社証券保管振替機構(以下「機構」といいます。)、本投資法人の投資口の振替を行うための口座(特別口座を含みます。)が開設された証券会社又は信託銀行等(機構と合わせて、以下「振替機関等」といいます。)、本投資法人が保有又はその取得を検討する物件(以下「物件」といいます。)の売主、物件の売買又は賃貸の代理又は媒介を依頼した宅地建物取引業者(以下「宅建業者」といいます。)その他の取引先等を通じて、あるいは自ら直接に、投資主様(登録投資口質権者様等を含むものとし、以下この文書において同様とします。)、投資口の取得を検討される方、本投資法人又は資産運用会社のお取引先様、物件の借主様又は賃借を検討される方等(以下「お客様」と総称します。)に関する個人情報(注1)を取得(注2)する場合があります。

この文書は、個人情報の保護に関する法律の規定に従い、個人情報取扱事業者である本投資法人がお客様の個人情報、当該個人情報にかかる個人情報データベース等(注3)、個人データ(注4)及び保有個人データ(注5)を取り扱うにあたって、その利用目的を公表し、また、その取り扱い、安全管理等に関する基本的な方針についてご説明するものです。

(注1) この文書において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、以下の情報を指します。
(1) 当該情報に含まれる氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、勤務先、家族構成、収入、投資主様コード番号、ご所有の投資口数、届出印その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含みます。)
(2) 個人識別符号(指紋認識データ、顔認識データ等の特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機のために変換した符号、旅券番号、免許証番号等の対象者ごとに異なるものとなるように役務の利用、商品の購入又は書類に付される符号等の文字、番号、記号その他の符号をいいます。)が含まれるもの
(注2) 個人情報を取得する方法は、電子メール、郵送、ファクシミリ又は手渡し等の手段により、原本、写し又はコンピュータにより作成されたデータを取得する等の方法によります。
(注3) この文書において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいいます。
イ. 特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成したもの
ロ. 上記イ.に掲げるもののほか、個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものであって、目次、索引、符号等により一般的に容易に検索可能な状態に置かれているもの(例:投資主名簿)
(注4) この文書において「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいいます。
(注5) この文書において「保有個人データ」とは、本投資法人が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データ(その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるもの又は6か月以内に消去することとなるものを除きます。)をいいます。

1.利用目的の特定

本投資法人は、個人情報の取り扱いに際しては、取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合を除き、個人情報がどのような事業の用に供され、また、どのような目的で利用されるかをお客様が合理的に予測できるよう可能な限り特定したうえで、特定された利用目的を公表する所存です。

本投資法人は、次の各号に掲げる利用目的の範囲内で、お客様(利用目的の達成に必要な範囲内においては、お客様ではなくなった方を含みます。以下この文書において同様とします。)の個人情報を利用させていただく場合があります。

なお、物件の借主様又は賃借を検討される方の個人情報について第9号及び第12号ないし第14号に掲げる目的で利用する場合並びにこれらの各号について第18号ないし第20号に掲げる目的で利用する場合には、特に勤務先、家族構成、収入等に関する情報を利用させていただく場合があります。

1. お客様へのご連絡、お客様からのお問合せ又は資料のご請求等に関する対応のため
2. 本投資法人の事業に関する投資主様への情報提供活動(IR活動)等、投資主様と本投資法人との関係を円滑にするための方策を実施するため
3. 投資主名簿等、投信法、会社法その他の関係法令の規定に基づき作成されるデータを用いた投資主様の管理のため
4. 資産運用報告の送付、投資主総会開催のご案内、分配金のお支払い等、投信法、会社法その他の関係法令の規定に基づく投資主様の権利の行使への対応ないし本投資法人の義務の履行のため
5. 投資主様としての地位に対する、本投資法人からの便宜の供与のため
6. 資産運用会社が主催する本投資法人の決算説明会、運用状況の報告会その他各種会合への勧誘のため
7. 資金の借入れ、投資法人債の募集及び投資口の追加発行のため
8. 損害保険契約の締結のため
9. 物件の取得にかかる各種調査(権利関係の精査、借主様の信用状況の調査、建物状況の評価等を含みます。)及びこれに基づく判断を実施するため
10. 決算業務その他の会計及び税務に関する業務のため
11. 登記手続のため
12. 賃料の収受、敷金の返還その他の物件の賃貸に関する業務を実施するため
13. 物件の購入希望者を募集するため
14. 物件の借主様又は賃借を検討される方の信用状況を判断するため
15. 物件の修繕、増築又は改築工事等を実施する際における借主様への通知ないし連絡を実施するため
16. 本投資法人の業務の遂行において必要となる、お客様に関するデータの集積、統計処理及び分析並びにこれらを反映した一覧表等の作成のため
17. 書類の複写、製本等の作業を依頼するため
18. 専門家(弁護士、公認会計士、税理士、不動産鑑定士、司法書士、社会保険労務士等をいいます。)に助言を依頼するため
19. 前各号に附帯ないし関連する業務を実施するため
20. 前各号に掲げる利用目的を達成するために、第三者に対して個人情報又は個人データを提供するため
21. その他当社又は本投資法人の業務及びこれに附帯又は関連する業務を適切かつ円滑に遂行するため

個人データを提供する第三者には、資産運用会社、投資主名簿等管理人、振替機関等、取引金融機関、引受証券会社、損害保険会社、専門家、宅建業者、物件の管理会社、物件の購入希望者又は賃借希望者、情報処理会社、調査会社等が含まれるものとし、また、かかる第三者に対する個人データの提供は、電子メール、郵送、ファクシミリ又は手渡し等の手段により原本、写し又はコンピュータにより作成されたデータを交付する等の方法によるものとします。

2. 利用目的の制限

本投資法人は、前項各号により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱わないものとします。

3. 利用目的等の変更

本投資法人は、第1項により特定された利用目的又は第三者への提供の手段若しくは方法等を変更する場合には、次の各号に掲げる場合を除き、変更する内容についてすみやかに公表するものとします。

1. 利用目的をお客様に通知し又は公表することにより、お客様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利ないし利益を害するおそれがある場合
2. 利用目的をお客様に通知し又は公表することにより、本投資法人の権利ないし正当な利益を害するおそれがある場合
3. 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的をお客様に通知し又は公表することにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
4. 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

4. 適正な取得

本投資法人は、不正の手段により個人情報を取得しないものとします。

5. 正確性の確保

本投資法人は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとします。

6. 安全管理措置

本投資法人は、取り扱う個人データの漏洩、滅失若しくは毀損、外部への流出、外部からの不正アクセス、紛失又は改ざんの防止その他の個人データの安全管理のための必要かつ適切な措置(以下「安全管理措置」といいます。)を講じます。

なお、この定めに関し、本投資法人が個人情報の取り扱いを委託している資産運用会社においては、安全管理に関する基本方針(安全管理措置を含みます。)その他次の各号に掲げる事項等を定めたものとしてプライバシー・ポリシーを策定しております。

1. 個人情報取扱事業者の名称
2. 安全管理措置にする質問、苦情処理又は申し出の窓口
3. 個人データの安全管理に関する宣言
4. 安全管理に関する基本方針の継続的改善の宣言
5 関係法令等遵守の宣言

また、上記の定めに関し、本投資法人は、個人情報の取り扱いを委託している投資主名簿等管理人に対しては、次の各号に掲げる事項等の確約を求める等の措置を講じてまいります。

1. 管理責任者を定めること
2. 漏洩、盗用及び改ざんの防止対策並びに従業員の教育等を内容とした個人データの管理に関する安全管理措置を自ら定めること
3. 投資主様の個人情報を誠実に保持すること
4. 委託を受けた事務の範囲内でのみ個人情報を使用し、これ以外の目的で使用しないこと
5 安全管理措置の遵守状況を1年に1回以上報告すること
6. 委託事務の一部を再委託する場合には当該再委託先の選定及び必要かつ適切な監督について自ら本投資法人に対する責任を負い、その概要を定期的に報告すること

7. 委託先の監督等

本投資法人は、資産運用会社に対し資産運用業務を委託する場合、投資主名簿等管理人に対し投資主名簿への記載又は記録等の事務を委託する場合又は宅建業者に物件の売買若しくは賃貸の代理若しくは媒介を依頼する場合等、第1項に規定する第三者に対し、個人データの取り扱いの全部又は一部を委託する場合があります。

本投資法人は、個人データの取り扱いの全部又は一部を委託する場合には、その取り扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うものとします。

なお、本投資法人は、かかる個人データの取り扱いの委託については、第1項に定める利用目的の達成に必要な範囲内において行うものとします。

8. 第三者提供の制限

当社らは、次の各号に掲げる場合を除き、お客様に関する個人データを第三者(前項本文により委託を受けた者は、前項なお書きの定めが遵守されている限り、また合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データの提供を受けた者は、当該第三者には該当しないものとします。)に提供しないものとします。

1. お客様ご本人のご同意を得た場合
2. 法令に基づく場合
3. 人の生命、身体又は財産(法人の財産を含みます。)の保護のために必要がある場合であって、お客様のご同意を得ることが困難であるとき
4. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様のご同意を得ることが困難であるとき
5 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様のご同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

9. 保有個人データの開示

本投資法人は、お客様から当該お客様に関する保有個人データの開示のお申し出がなされたときは、遅滞なくお客様に対し当該保有個人データを書面により開示するものとします(当該お客様に関する保有個人データが存在しない旨をお知らせすることを含みます。)。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができるものとし、この場合には遅滞なくその旨を通知するものとします。

1. お客様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
2. 本投資法人の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
3. 法令に違反することとなる場合

10. 保有個人データの訂正等

本投資法人は、お客様から、当該お客様に関する保有個人データの内容が事実でないという理由によって、その内容の訂正、追加又は削除(以下「訂正等」といいます。)のお申し出がなされた場合には、その内容の訂正等に関して法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき当該保有個人データの内容の訂正等を行い、又は訂正等を行わない旨を決定し、その旨を通知するものとします。

11. 保有個人データの利用停止等

本投資法人は、お客様から、当該お客様に関する保有個人データが第2項の定めに反して取り扱われているという理由又は第4項の規定に反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下「利用停止等」といいます。)のお申し出がなされた場合であって、そのお申し出に理由があることが判明したときは、これを是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行い又は利用停止等を行わない旨を決定し、その旨を通知するものとします。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、お客様の権利ないし利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではありません。

12. 保有個人データの第三者への提供の停止

本投資法人は、お客様から、当該お客様に関する保有個人データが第8項の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって当該保有個人データの第三者への提供の停止のお申し出がなされた場合であって、そのお申し出に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止し又は停止を行わない旨を決定し、その旨を通知するものとします。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、お客様の権利ないし利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではありません。

13. 関係法令等の遵守等

本投資法人は、個人情報を保護し、その安全性を実現するためには、関係法令、規範等を十分に理解したうえでこれらを遵守することが必要である旨を認識し、その徹底を図ります。また、個人情報の保護に関する苦情ないしお申し出に対しては、適切に取り組んでまいります。

14. プライバシー・ポリシーの継続的改善

本投資法人は、安全管理に関する基本方針を含めたこのプライバシー・ポリシーを遵守するほか、その見直しを適宜実施することにより将来にわたってその継続的な改善を図っていくものとします。また、かかる見直しに基づきこのプライバシー・ポリシーを変更する場合には、その内容を本サイトにて公表するものとします。

15. ご連絡先

この文書の内容に関するお問合せ及びお申し出は、次の連絡先にて対応させていただきます。
ただし、第9項から第12項に規定するお申し出については、本投資法人の定める方法により、書面をもって行っていただくほか、かかるお申し出がお客様ご本人によるものであることを確認させていただく場合がございます。また、第9項に規定するお申し出については、所定の手数料をいただく場合がございますので、あらかじめご了承願います。

〒105-0014 
東京都港区芝2丁目14番5号 オリックス芝2丁目ビル
オリックス・アセットマネジメント株式会社
リスク・コンプライアンス部 (電話番号 03-5418-4859)
(受付時間 月曜日~金曜日 / 9:00~17:00 ただし、祝日(振替休日を含みます。)および年末年始(12月30日~1月3日)を除きます。)

上記にかかわらず、投資主様からのこの文書の内容に関するお問合せ及びお申し出は、次の連絡先にて対応又は本投資法人に代わって回答させていただく場合がございますので、あらかじめご了承願います。

<投資主名簿等管理人の連絡先>
〒168-0063
東京都杉並区和泉2丁目8番4号
三井住友信託銀行株式会社 証券代行部
(電話番号 0120-782-031)

なお、お問合せ又はお申し出の内容によっては、投信法、会社法、金融商品取引法その他の関係法令の規定に照らして、ご回答又はご対応させていただくことができない場合がございますので、あらかじめご了承願います。

16. 加盟する認定個人情報保護団体における苦情のお申し出窓口

資産運用会社は、個人情報の保護に関する法律に基づき認定を受けた認定個人情報保護団体である一般社団法人投資信託協会に加盟しております。一般社団法人投資信託協会では、加盟会社の個人情報の取り扱いについての苦情をお受けしております。

一般社団法人投資信託協会 投資者相談室 (電話番号 03-5614-8440)

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